Automatikus útnyilvántartás személy- és 3,5 tonna alatti saját árut szállító kisteherautókhoz
Az útnyilvántartás egy NAV által elfogadott dokumentáció, amely rögzíti a járművek útvonalát, kilométeradatait és az utak céges vagy magán jellegét. Az elektronikus útnyilvántartás ezt GPS-alapon, automatikusan végzi. Az easyTRACK rendszer személy- és kisteherautós flották számára biztosít jogszabály-kompatibilis, visszakereshető megoldást.
Mi az útnyilvántartás, és miért kell minden flottának?
Elektronikus útnyilvántartás azt jelenti, hogy a járművek minden megtett útja automatikusan, GPS-alapon rögzítésre kerül.
Ez nem Excel-tábla, nem kézi jegyzetelés — hanem pontos, NAV-ellenőrzésnek megfelelő digitális rendszer, ami mindent megmutat:
-
hová, mikor, mennyit ment a gépjármű,
-
melyik út volt üzleti, és melyik privát használat,
-
pontos km-állás, kezdő-végpontok, időbélyegek.
Ez az a nyilvántartás, amit az adóhatóság elvár és elfogad, ha ÁFA-visszaigénylés vagy költségelszámolás a tét.
Mikor és kiknek szükséges útnyilvántartást vezetniük?
-
3,5 tonna alatti saját árut szállító kisteherautó, kishaszongépjármű esetén, ha nem szállít árut vagy saját árut szállít - tehát nem díj ellenében történik a fuvarozás.
-
Bérelt vagy lízingelt autóknál, amennyiben szeretnénk visszaigényelni az ÁFÁ-t. Mivel kizárólag céges utakra lehet visszaigényelni az ÁFÁ-t, a céges- és magánutak arányát bizonyítani kell. Átalányadóval 50%, útvonal nyilvántartással 90-100% igényelhető vissza szabályos útnyilvántartás vezetése mellett.
-
Magánszemélyeknek vagy egyéni vállalkozóknak saját tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos, üzleti célú használata esetén.
-
Háziorvosoknak, akik mentesülni szeretnének a munkájukhoz használt jármű után keletkező cégautóadó megfizetése alól.
Hogyan működik az easyTRACK útnyilvántartó program?
Az easyTRACK útnyilvántartó program GPS-alapú adatgyűjtésre épül. A járműbe telepített eszköz automatikusan rögzíti a megtett útvonalakat, a kilométeradatokat, az indulási és érkezési helyeket, valamint az időbélyegeket.
Az adatok valós időben kerülnek feldolgozásra a központi rendszerben, ahol strukturált, NAV-kompatibilis útnyilvántartás készül. A rendszer lehetőséget biztosít az utak minősítésére – céges vagy magánút jelöléssel –, így a dokumentáció megfelel az adózási és számviteli követelményeknek.
Az elkészült nyilvántartás bármikor exportálható ellenőrzésre alkalmas formátumban (PDF, XLS), így támogatja az ÁFA-elszámolást és a költségkimutatásokat.
Hogyan működik az easyTRACK céges-magánút elkülönítő funkciója?
A céges és magánhasználat arányának pontos meghatározása alapvető követelmény az adózási megfelelőség szempontjából. Az easyTRACK rendszere ezt több szinten támogatja.
Céges–magánút kapcsoló
A járművezető indulás előtt egyszerűen kiválaszthatja, hogy az adott út céges vagy magán célú. A választás azonnal rögzítésre kerül az útnyilvántartásban, így az adminisztráció nem utólagos, hanem valós idejű.
Beépített RFID-azonosítás
Driver APP mobilalkalmazás
A mobilalkalmazás lehetővé teszi az utak minősítését és azonnali visszajelzését, így az útnyilvántartás mindig naprakész és pontos.
GDPR-kompatibilis adatkezelés
Hogyan érhetne el jelentős megtakarítást céges és magánút elkülönítéssel?
Tegyük fel, hogy egy vállalat 20 járműből álló flottát üzemeltet, amelyeket a munkavállalók céges és magáncélra is használnak. Az easyTRACK rendszerének bevezetésével a vállalat az alábbi eredményeket érhetné el:
-
20%-kal csökkenthetné a jogosulatlan magánhasználatot, mivel a sofőrök minden út előtt rögzíthetnék, hogy céges vagy magáncélú utazásról van szó.
-
30%-kal növelhetné a flotta átláthatóságát, így pontosan követhetővé válna, hogy az üzemanyag és a járműhasználat milyen célokra oszlik meg.
-
50%-kal növelhetné az ÁFA-visszaigénylés mértékét, hiszen a rendszerrel dokumentálni lehetne a céges utak pontos arányát.
Az eredmény: Ezekkel az intézkedésekkel a vállalat éves szinten több millió forintos megtakarítást érhetne el, miközben az adminisztrációs feladatok is jelentősen egyszerűsödnének.
Mi a különbség az elektronikus menetlevél, az útnyilvántartás és a menetlevél kimutatás között?
Az elektronikus menetlevél, az útnyilvántartás és a menetlevél kimutatás fogalmai gyakran összekeverednek, pedig eltérő célra szolgálnak, és különböző jogszabályi, illetve számviteli követelmények vonatkoznak rájuk.
A pontos megkülönböztetés kiemelten fontos:
-
NAV-ellenőrzés esetén,
-
ÁFA-elszámolásnál,
-
céges és magánhasználat arányosításakor,
-
valamint belső flottakezelési döntések meghozatalakor.
Nem mindegy, hogy egy rendszer elektronikus menetlevelet, teljes értékű útnyilvántartást vagy csupán menetlevél kimutatást biztosít.
Amennyiben részletesen szeretné megismerni a három fogalom közötti különbséget, valamint azt, hogy az Ön vállalkozása számára melyik megoldás indokolt, javasoljuk az alábbi szakmai cikk elolvasását:
>> Mi a különbség az elektronikus menetlevél, az útnyilvántartás és a menetlevél kimutatás között?
A cikk segít abban, hogy megalapozott döntést hozzon, és a jogszabályi megfelelés mellett a vállalati működés is átláthatóbbá váljon.
Visszamenőleges útnyilvántartás pótlása – hogyan kezelhető a hiányos dokumentáció?
Előfordul, hogy egy vállalkozás korábban nem vezetett megfelelő útnyilvántartást, vagy az adminisztráció manuálisan, hiányosan történt. NAV-ellenőrzés, ÁFA-elszámolás vagy belső audit során ez komoly kockázatot jelenthet.
Az elektronikus útnyilvántartó rendszer bevezetése után lehetőség van a korábbi időszak adatainak strukturált rendezésére és pótlására, amennyiben rendelkezésre állnak alátámasztó információk (pl. GPS-adatok, fuvaradatok, naptárbejegyzések, számlák, menetlevelek).
Mit jelent ez a gyakorlatban?
-
A meglévő adatok rendszerezése és digitalizálása
-
Az utak utólagos minősítése (céges vagy magán jelleg)
-
Hiányzó információk pótlása dokumentumok alapján
-
Ellenőrzésre alkalmas, strukturált kimutatás készítése
Fontos hangsúlyozni, hogy a visszamenőleges útnyilvántartás pótlása csak valós, igazolható adatok alapján történhet. Az easyTRACK rendszer célja nem az utólagos „kitalálás”, hanem a meglévő információk szakszerű rendezése és dokumentálása.
Miért érdemes mielőbb automatizált rendszerre váltani?
A visszamenőleges pótlás mindig nagyobb adminisztrációs terhet és kockázatot jelent, mint a valós idejű, GPS-alapú rögzítés. Elektronikus útnyilvántartás bevezetésével:
-
megszűnik az utólagos adatpótlás kényszere,
-
csökken a hibalehetőség,
-
biztosított a NAV-kompatibilis dokumentáció,
-
átláthatóbbá válik a flotta működése.
Amennyiben vállalkozása jelenleg nem rendelkezik teljes körű útnyilvántartással, érdemes mielőbb strukturált, automatizált megoldásra áttérni a jövőbeni megfelelőség érdekében.
Hogyan rendelhető meg az easyTRACK útnyilvántartó rendszer?
Az easyTRACK elektronikus útnyilvántartó rendszer bevezetése egy rövid szakmai egyeztetéssel indul, ahol felmérjük a flotta jellemzőit és az adózási igényeket. Ezt követően a járművekbe GPS-alapú eszköz kerül telepítésre, amely automatikusan rögzíti az útnyilvántartáshoz szükséges adatokat.
Igény esetén a GPS-eszköz mellett beépítésre kerülhet céges–magánút kapcsoló vagy integrált RFID-olvasó is, amely támogatja a többsofőrös használatot és a pontos jogosultságkezelést.
A rendszer konfigurálása és a rövid betanítás után az útnyilvántartás azonnal, valós időben és NAV-kompatibilis formában készül.
Amennyiben szeretné flottájában bevezetni az automatizált, NAV-kompatibilis elektronikus útnyilvántartást, ne halogassa a döntést.
Egy rövid egyeztetés elegendő ahhoz, hogy pontos képet kapjon a lehetőségekről, a várható megtakarításról és a bevezetés menetéről.
Kérjen személyre szabott ajánlatot, és tegye átláthatóvá flottája működését még ma.
