A telematikai szolgáltatások és a munkavállalók által használt járművek adatkezelése egyre inkább előtérbe kerül a vállalkozásoknál. Ezek a szolgáltatások lehetővé teszik a munkáltatók számára, hogy figyelemmel kísérjék a járművek mozgását és adatainak elemzését különféle célok érdekében. Azonban ezek a műveletek számos kihívást vetnek fel a személyes adatok kezelése terén.
Cikkünkből kiderül, jogszerűen követheti-e alkalmazottját a munkáltató, és ha igen, milyen feltételekkel, továbbá ez veszélyt jelent-e a dolgozó szabadságjogaira.
Követhet a munkáltató, de…
Az adatgyűjtés körének és átláthatóságának, valamint az adatkezelés céjainak kérdéseit folyamatosan ellenőrzik a jogalkalmazóhatóságok. A munkavállalók szabadságjogainak megfelelő védelme érdekében kiemelten fontos, hogy az adatkezelési gyakorlatok jogszerűek és arányosak legyenek.
Az adatkezelés jogalapjának megállapítása az első lépés a jogszerű adatkezelés felé. A munkáltatók általában a jogos érdeküket tekintik elsődleges jogalapként. Ebben az esetben érdekmérlegelés tesztjének elvégzése szükséges annak érdekében, hogy az adatkezelés arányos és szükséges legyen a kitűzött célok eléréséhez. A hozzájárulás csak kivételes esetben alkalmazható jogalapként a munkáltató és a munkavállaló közötti függőségi viszonyra tekintettel.
Fontos kritérium az adatkezelés céljának jogszerűsége. A NAIH és a nemzeti adatvédelmi hatóságok a munkavállalók nyomon követése kapcsán olyan célokat határoznak meg elfogadhatónak, mint a munkafolyamatok hatékonyabb megszervezése, a védelmi célok (gépjármű vagy szállítmány vagyonvédelme, veszélyes áru, üzlet), a munkavállalók életének, testi épségének megőrzése és a jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés. További cél lehet még az üzleti titkot jelentő bizalmas információk védelme, a munkahelyet sértő cselekmények megelőzése, illetve a munkaidő betartása is.
Az érdekmérlegelési teszt során fontos meghatározni, hogy milyen személyes adatokra van szükség a cél eléréséhez. Az adattakarékosság elvének figyelembevételével csak azokat az adatokat szabad kezelni, amelyek a célhoz elengedhetetlenek. Amikor a munkáltató kiválasztja a telematikai szolgáltatót, fontos, hogy a szolgáltatás csak a szükséges adatokra korlátozódjon.
Kizárólag munkaidőben. Vagy mégsem?
A munkavállalók megfigyelése kizárólag a munkaidőre korlátozódhat. Ha a munkáltató szabályzata alapján a jármű kizárólag szakmai, munkaidőben történő használatra szolgál, a munkáltató dönthet úgy, hogy a földrajzi helymeghatározó rendszer folyamatosan aktív marad.
Amennyiben a munkáltató engedélyezi a vállalati járművek magáncélú használatát is, fontos, hogy lehetőséget biztosítson a megfigyelés elutasítására. Ezen követelménynek megfelelően a telematikai szolgáltatók, így az easyTRACK is kínál céges/magánút elkülönítést.
Ha mégis szükséges a tartózkodási hely munkaidőn kívüli megfigyelése (például lopás elleni védelem), a megvalósításnak a kockázattal arányosnak kell lennie. Ez például azt jelenti, hogy az autó ellopásának megakadályozása érdekében az autó tartózkodási helyét csak akkor rögzítik munkaidőn kívül, ha az elhagy egy adott területet (pl. ország, régió). Emellett a tartózkodási helynek csak vészhelyzet esetén szabad láthatóvá válnia: a munkáltató csak akkor aktiválhatja a tartózkodási hely megjelenítését, ha a jármű elhagyja az előre meghatározott régiót.
Mindenről tájékoztatnia kell
A GPS navigációs rendszer jogszerű alkalmazásához szükséges, hogy a munkáltató megfelelő tájékoztatást biztosítson a munkavállalók részére. Többek között ki kell térnie arra, hogy:
milyen célból, milyen munkáltatói érdekek miatt kerül sor az GPS navigációs rendszer adatainak felhasználására
a munkáltató részéről ki férhet hozzá az adatokhoz és ki végezhet ellenőrzést
milyen szabályok szerint kerülhet sor az adatok megismerésére, és mi az eljárás menete
milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak a munkavállalónak a GPS rendszer alkalmazásával együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban
Emellett a tájékoztatás legfontosabb eleme, hogy a gépjárműben az adatgyűjtésre vonatkozó információt jól látható módon, a vezető látótávolságán belül ki kell helyezni.
Összefoglalva, a munkavállalók GPS nyomkövetése kapcsán felmerülő kérdések és kihívások alapján kiemelt fontosságú, hogy a vállalatok jogszerű és arányos módon kezeljék a személyes adatokat. Az érdekmérlegelési teszt és az adatgyűjtési gyakorlatok rendszeres felülvizsgálata elengedhetetlen a jogszabályoknak való megfelelés és a munkavállalók jogainak hatékony védelme érdekében.
Az adatvédelmi hatóságok ajánlásaival összhangban a munkáltatóknak fokozott figyelmet kell fordítaniuk arra, hogy az adatkezelési célok valóban jogos érdekeken alapulnak-e, és az adatkezelés során csak szükséges adatok kerüljenek felhasználásra. Emellett elengedhetetlen a munkavállalók teljes körű tájékoztatása, beleértve az adatkezelés célját, azokhoz való hozzáférést és az ellenőrzés módját.
Végül, a munkavállalók megfigyelésének korlátozása munkaidőre szorítkozik, kivéve, ha az adott körülmények miatt szükséges a munkaidőn kívüli tartózkodási hely figyelemmel kísérése. Az ilyen esetekben fontos, hogy a megfigyelés kockázatával arányos intézkedéseket alkalmazzanak a munkáltatók, és biztosítsák a munkavállalók jogainak teljes körű tiszteletben tartását a GPS nyomkövetés alkalmazása során.