Kerülje el a büntetéseket és tartsa pénzét a zsebében!
Pontosan tudjuk, hogy nem egyszerű eligazodni az adminisztráció útvesztőjében. Útnyilvántartás, menetlevél, fuvarlevél… Mikor melyiket válasszam?
Mindez csak egy kis szelete annak, ami a járműhasználatot, a fuvarozást, és a személyszállítást érinti. Cikkünkben a legfrissebb információk felhasználásával segítünk körbejárni ezúttal az útnyilvántartás kérdéseit, ezáltal hozzásegítve a flottatulajdonosokat a jogszabályi megfeleléshez.
Mi az útnyilvántartás és miért van rá szükség?
Több dologtól is függ, hogy milyen bizonylatot (útnyilvántartást, menetlevelet, esetleg fuvarlevelet) célszerű vezetnie egy adott személynek, egy adott járműtípus esetében. Jelen cikkünkben az útnyilvántartást és az útnyilvántartás szabályait dolgozzuk fel, valamint bemutatjuk, hogy kiknek ajánlott a dokumentum elkészítése.
Kormányrendelet fogalmazza meg, hogy a gépjármű-használati nyilvántartás célja, hogy segítségével minden olyan költség elszámolása alátámasztható legyen, amely a jövedelemszerzés érdekében történik. Az útvonal nyilvántartás vezetése tehát kötelező a jövedelemszerző tevékenységhez használt jármű költségelszámolásához. Fontos továbbá, hogy minden gépjármű esetében külön kötelező az útnyilvántartás vezetése!
Ugyan nem minősül szigorú számadású bizonylatnak, de a visszakereshetőséget biztosítani kell. Fontos, hogy minden példányt megőrizzünk (beleértve a rontottakat is), és sorszámmal lássuk el.
Mikor és kiknek szükséges útnyilvántartást vezetniük?
3,5 tonna össztömeget meg nem haladó kisteherautó, kishaszongépjármű esetén, kizárólag akkor, ha az nem szállít árut vagy saját árut szállít - tehát nem díj ellenében történik a fuvarozás.
Bérelt vagy lízingelt autóknál, amennyiben szeretnénk visszaigényelni az ÁFÁ-t. Mivel kizárólag céges utakra lehet visszaigényelni az ÁFÁ-t, a céges- és magánutak arányát bizonyítani kell. Átalányadóval 50%, útvonal nyilvántartással 90-100% igényelhető vissza szabályos útnyilvántartás vezetése mellett.
Magánszemélyeknek vagy egyéni vállalkozóknak saját tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos, üzleti célú használata esetén.
Háziorvosoknak, akik mentesülni szeretnének a munkájukhoz használt jármű után keletkező cégautóadó megfizetése alól.
Hogyan történik az útnyilvántartás vezetése, milyen adatokra van szükség hozzá?
Az útnyilvántartás szabályai viszonylag egyszerűek. Formai követelményekkel nem kell számolnunk, azonban minden útnyilvántartásnak rendelkeznie kell bizonyos tartalmi elemekkel. Az útnyilvántartást létrehozhatjuk akár egy útnyilvántartás minta alapján, Excel formátumban. Az interneten számos ilyen nyomtatványt találhatunk, azonban fontos ellenőrizni, hogy a NAV előírásainak eleget tesznek-e, valamint készüljünk rá, hogy az útnyilvántartás manuális kitöltése rengeteg időt vesz igénybe, ráadásul minden autónál külön el kell végeznünk.
Sokan megjárják a letölthető útnyilvántartási formanyomtatványokkal, így 2023-ban már érdemesebb egy megbízható, automata útnyilvántartó programot használni, amely megfelel a szabályoknak és a kötelező adatokat minden esetben tartalmazza. Így az automatikus útrögzítéssel garantáltan időt spórolhatunk és nyugodtan hajthatjuk álomra a fejünket akkor is, ha NAV-ellenőrzést kapunk, hiszen olyan minőségű nyilvántartással fogunk rendelkezni, amely átmegy az ellenőrzésen.
Tudta?
Az easyTRACK útnyilvántartás programja minden tekintetben megfelel a NAV által támasztott követelményeknek.
Melyek pontosan az útvonal nyilvántartáshoz szükséges adatok?
Gépjármű típusa
Gépjármű forgalmi rendszáma
Az utazás időpontja
Az utazás induló- és érkezési pontja
Az utazás célja
Partner adatai (név, cím)
Fogyasztási norma
Az év és a hónap első és utolsó napjának kilométeróra állása
Megtett kilométerek száma
Tankolások helye, ideje, üzemanyag mennyisége, ára
Ezen tartalmak véglegesen rögzíthetőek a rendszerben. A végleges rögzítéskor a rendszer egy sorszámot rendel a dokumentumhoz, majd ezt követően nincs lehetőség az abban szereplő adatok módosítására. A már rögzített nyilvántartások bármikor lekérhetők a rendszerből.
Segítség, visszamenőleg kell elkészítenem az útnyilvántartásokat! Van rá megoldás?
Igen, szerencsére az easyTRACK-kel visszamenőleg is pótolhatja útnyilvántartásait. Mindössze arra kell figyelnie, hogy az időszakokat időrendben dolgozza fel. Pl. amennyiben 2022. novemberére szeretné elkészíteni útvonal nyilvántartását, utána már nem lesz lehetősége azt megelőző hónapokra is létrehozni, így mindig kezdje a legkorábbival!
Ne várja meg, hogy egy NAV ellenőrzés során derüljenek ki a mulasztások!
Válasszon gyors és profi megoldást és igényelje vissza az ÁFA 90-100%-át bérelt vagy lízingelt autójánál, kapjon költségtérítést magánautójára céges használat esetén és kerülje el a cégautóadót!